Під час звернення населення в реєстратуру полікініки реєстратор заповнює паспортну частину медичної картки стоматологічного хворого (ф. № 043/0), виписує талон на прийом до лікаря, де вказана дата і час прийому, прізвище лікаря, номер кабінету, поверх, на якому він розміщений. Уся облікова документація про хворих у реєстратурі повинна зберігатися таким чином, щоб її пошук потребував мінімального часу.
Раціональним є розміщення картотек по дільницях, вулицях, за алфавітом або відповідними номерами. Упровадження паралельно з цим автоматизованої системи управління (АСУ) "Поліклініка" та "Талон амбулаторного пацієнта" (а.025—6/0) дозволяє створити єдину базу даних про населення району обслуговування, що полегшує облік та аналіз усіх підрозділів діяльності поліклініки.
Для обліку роботи лікарів стоматологів-ортопедів існують документи, що відображають її специфіку (ф. 037-1/0, 039-3/0, 039-4/0).
За результатами підсумку роботи всіх лікарів стоматологічного профілю за 12 міс заповнюється також таблиця "Робота стоматологічного кабінету", річного "Звіту лікувально-профілактичного закладу" (ф. 20).
Інформація, що міститься у звітних документах (ф. 20, 039-2,3,4/0), в оргметодкабінеті обробляється (обчислюються показники) і аналізується апаратом управління.
Необхідно зазначити, що нові зразки обліково-звітної документації затверджені Наказом міністра охорони здоров"я України № 302 від 27.12.99 р.